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资深HR多年经验总结:人才数量规划的七种方法

时间:2023-07-26查看次数: 718

以下文章来源于人力资源杂志 ,作者龚俊峰

人力成本预算是年度预算管理中一项非常重要的工作,而人才数量规划又是人力成本预算的基础。人才数量规划是一项技术性的工作,也是一项管理性的工作。说它是技术性的工作,是因为人才数量规划有很多种成熟的方法,比如劳动效率定编法、标杆对照定编法、工作分析法、回归分析定编法、马尔科夫转移矩阵法、人员配比定编法、德尔菲法等;说它是一项管理性的工作,是因为在实际应用中需要考虑团队协同度、人员异动性、岗位胜任力、技术革新等因素。


在管理实践中,如果我们只采用一种方法对人才数量需求进行预测,其结果往往会出现偏差,因此,要准确预测人员数量,[敏感词]综合采用多种人才规划方法,提高预测的准确性,获得接近实际情况的结果。



01

劳动效率定编法



劳动效率定编法是根据员工的工作量、工作时间、工作效率等因素来计算岗位编制的方法,包括产量定额定编法和时间定额定编法。


●产量定额定编法


产量定额定编法的计算公式为:


定编人数(N)=特定时间工作任务总量/[产量定额×出勤天数×出勤率×(1-废品率)]


举例来说,假设某公司生产车间的年任务总量(W)是100万个单位,每个员工每天的产量定额是10个单位,如果全年出勤250天,出勤率98%,废品率5%,将上述数字代入公式中,则:


定编人数=100万/[(10×250×98%)×(1-5%)]≈430人


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●时间定额定编法


时间定额定编法的计算公式为:


定编人数=(特定时间工作任务总量×单位生产时长)/[出勤天数×每天工作时长×出勤率×(1-废品率)]


假设某生产车间的年任务总量(W)是100万个单位,每个单位需要的生长时长为1小时,如果员工全年出勤250天,每天出勤8小时,出勤率95%,废品率5%,则:


定编人数=(100万×1)[(8×250×95%)(1-5%)]≈554人



02

标杆对照定编法



标杆对照定编法是建立在人均效能的基础之上的。运用标杆对照法来预测人员编制数,需要选择行业内标杆企业的人效水平作为发展目标,再结合企业自身的发展规划,设定一个逐步达到标杆企业人均效率的计划,并以此来确定企业的人员数量。


表1是一个标杆对照定编法的模拟样例。假设在过去五年中,A公司的人均销售额始终维持在100万左右,管理层为了提升人效水平,制定了未来三年的销售规划和人效目标,力求在2025年实现人均销售160万元,达到行业内几个头部企业的平均水平。那么,我们用销售目标除以人均销售目标,就能得出未来三年的人员定编。


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03

工作分析定编法



工作分析是人力资源管理的基础工作。从工具应用来看,工作分析的方法包括访谈法、观察法、问卷法、工作日志法等;从分析项目来看,工作分析包括界定工作职责,分析工作饱和度,界定任职要求、绩效标准、职位类别等;从应用上来看,工作分析可以为部门的设置、流程设计,以及岗位的增、减、合并等提供可靠依据。具体来看,进行工作分析主要需要五个步骤。


●填写工作日志

工作分析的[敏感词]步是填写工作日志。通常情况下,各部门需连续填写10个正常工作日的工作日志,以便查清每个岗位目前所从事的所有工作和工作任务构成,便于了解每项工作、不同职能的时间分配情况。


●分析工作日志

如何从工作日志中获得有价值的信息?这就需要对其进行分析。首先,各部门汇总每个员工的工作日志,建立初步的部门工作任务清单。在此基础上,部门负责人组织全部门的人员对任务清单逐项进行讨论,以便核准清单上的任务是否是本部门的工作。如果是,弄清它与其他部门的哪些工作相关;如果不是,那么它应当属于哪个部门。此后,还要确定在汇总的工作任务清单中,有没有重叠或遗漏的信息。如果有,要及时进行补充和修改。后,结合企业当前的发展要求,重点讨论是否有目前尚未开展的工作,如果有,需进行补充。


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●整理清单结构

各部门对任务清单进行整理,按逻辑关系和工作任务的相似性,将任务归类为部门主体功能、反映部门主体功能的职责以及其他类职责。其中,部门主体功能、反映部门主体功能的职责属于部门职能。


●权限划分

完成上述步骤后,紧接着就要对每一项工作职责进行判断,如果有需要做出决策,或者具有关键责任判断点、与其他部门重要工作相关并需要控制环节的,就要对其进行相应的权限划分。


●确定岗位编制

各部门确定本部门的岗位设置和人员编制,画出部门结构图,并将工作任务清单中的每一项具体工作任务划归各个工作岗位,终形成工作任务分配表。


工作分析是一项比较烦琐的工作,在操作中会产生大量的文本数据,工作组成员必须对业务工作十分熟悉,才能对各项工作职责进行准确的分析。



04

回归分析定编法



回归分析法是根据企业多年的历史数据,通过建模来对人员编制进行预测的方法。


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假设某公司的销售情况如表2所示,参照图1的人均销售趋势进行回归分析,其中多项式回归分析的拟合度R2=0.9916,指数回归分析的拟合度R2=0.9776,我们选择拟合度更高的多项式回归分析作为预测的基础,其回归方程为:


Y=-0.6429X2+18.757x+82.6


后,将数据带入函数后可以得出2023—2025年的人均销售预测,再用销售目标除以人均销售,即可得出未来三年需求的编制数。


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采用回归分析法进行人员预测的前提是公司处在比较稳定的发展状态,且受产品和市场的影响因素较小,因变量和自变量的发展趋势具备一定的延续性。



05

马尔科夫转移矩阵法



马尔科夫转移矩阵法经常被用在预测市场占有率上,是运用转移概率矩阵对市场占有率进行市场趋势分析的方法。我们也可以借鉴此方法对人才数量需求进行预测。组织内部某些岗位员工的流动方式和比例有比较稳定的规律,这也是运用马尔科夫转移矩阵法预测人员异动趋势的基本原理。


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表3所示是某公司技术员近三年的平均异动概率。其中,高级技术员中,平均每年有80%留在原职位,20%离职;中级技术员中,平均每年有65%留在原职位,10%晋升为高级技术员,10%降为初级技术员,15%离职;初级技术员中,平均每年有70%留在原职位,10%晋升为中级技术员,20%离职。假设高级技术员期初人数为30、中级技术员期初人数为40、初级技术员期初人数为50,根据以上规律,可以推算出下年度的人员异动情况(见表4)。


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其中,高级技术员内部晋升4人,离职6人,期末人数28人,较期初减少2人;中级技术员中,4人晋升为高级技术员,从初级技术员晋升5人,离职10人,期末人数31人,较期初减少9人;初级技术员中,5人晋升为中级技术员,10人离职,期末人数35人,较期初减少15人。通过马尔科夫转移矩阵的预测结果,较期初的减少人数便是下年度该公司各个岗位技术人员的净需求数。



06

人员配比定编法



人员配比定编法,是企业根据某类岗位和另外一类岗位之间存在的一定依存关系而定编的方法,例如医务人员与就诊人数、销售人员和销售支持的人数、人力资源和企业总人数等,中间均存在一定的关系。这种测量人员编制的方法适用于对企业内各种辅助和支持类岗位人数的确定,可以用一个公式来说明:N=t×q。其中,N是指某类岗位所需的人数,t是该类员工服务对象的总数,q是定员的标准比例。


采用人员配比定编法还有一种特殊的情况需要考虑:随着企业规模的不断扩大,工作的复杂度可能增加或降低,此时人员配比定编法的公式应该修正为N=t×q×r,其中r是变动系数,当企业利用信息化提高管理效率时,r值小于1,人员配置增长幅度降低。反之,当工作复杂度提升或工作效率降低时,r值大于1,则人员配置增长幅度降低。



07

德尔菲法



德尔菲法又称专家预测法,是采用调查问卷的方法让专家对企业人力需求趋势进行预测的方法。德尔菲法的实施至少包括以下步骤:设计调查问卷、组建专家小组、专家小组的[敏感词]次预测、整理初次预测意见、反馈初次预测结果、反复循环达成一致。


在上述步骤中,调查问卷的设计和专家小组的选择是采用德尔菲法进行人力需求预测的关键。由于在操作中各个专家采取匿名反馈且不能直接面对面讨论,因此这种方法的效率和信度不会太高。通常情况下,新公司或新的业务单元会采用这种方法进行人才数量规划。


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在实践中,为了避免一叶障目,企业[敏感词]综合运用多种方法来确认人员编制。例如,可以采用工作分析法确定一家药品生产企业的基础编制(符合GMP管理需求);采用劳动效率定编法、马尔科夫转移矩阵法、回归分析法来界定生产、质量、工程等岗位的人数;采用人员配比定编法界定行政、财务等支持部门的编制。在进行人才数量规划时,还需要综合考虑工作时长、员工技术成熟度等因素,及时对各个等级的岗位需求人数进行修正。
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